Como construir o armazém que você deseja

Ao planejar um novo centro de distribuição ou a ampliação de um armazém, os gerentes de logística darão considerável atenção ao planejamento do layout interno e seleção do equipamento mais adequado para utilização dentro do prédio. Mas esses elementos apenas dizem respeito à metade da história.
Decidir sobre o projeto mais efetivo para adequação da solução e administração do projeto de construção de modo que tenha o melhor custo é tão importante quanto tornar o projeto um sucesso.
O armazém ideal deverá ser capaz de acomodar seus atuais níveis de negócio e ainda ter a flexibilidade para se adequar nos próximos anos; deverá ter baixos custos de operação, com modernos sistemas de iluminação e gerenciamento de riscos de incêndio que tenham baixo custo; os materiais deverão ser duráveis, de baixa manutenção e esteticamente agradáveis e incorporar uma série de outras características individuais para atender às necessidades de seu negócio.
Concluir o projeto no prazo, dentro do orçamento e com os padrões de qualidade especificados é um serviço que devemos esperar.
Fatores como pé-direito, dimensões, aluguel e custos da propriedade isoladamente não são mais assuntos críticos no projeto de um prédio. Você desejará medir os benefícios para o seu negócio em termos de custos, desempenho de entrega ao cliente e outros indicadores de desempenho.
Isso não é ambicioso, mas é lamentável que muitos projetos de construção saem dos trilhos logo no início. Se a pessoa tiver experiência anterior ou habilidades em projeto será melhor, mas é vital que tenha habilidades organizacionais para consultar outras pessoas e tomar as decisões.
O patrono do projeto fará contatos com órgãos externos, manterá uma comunicação clara e terá a liderança e foco que qualquer projeto de sucesso exige.
A seguir - a não ser que tenha todas as habilidades necessárias internamente, você deverá selecionar um consultor ou gerente de projeto adequado, com a combinação certa de habilidades e experiências. Essas incluirão o conhecimento dos procedimentos de planejamento, técnicas de construção, avaliação de qualidade, experiência em armazenagem e distribuição, e movimentação de materiais.
Também deverá estar ciente de assuntos relativos ao processamento, tipos de itens, giros de estoque e custos de estocagem. Seu consultor também precisará atender suas necessidades e objetivos e pode ter seu papel na preparação deles para você. Deve sem dúvida estar comprometido com o sucesso do projeto e como um terceiro estará livre das políticas internas da empresa. Você encontrará essas pessoas em empresas de gerenciamento de projeto e consultorias como a IMAM.

A síntese
Com essas funções-chave preenchidas, você estará pronto para o estágio vital e que freqüentemente consome maior tempo, decidindo o que você deseja do projeto. Você estratégico. Muitas sínteses mudam significativamente neste estágio, pois o processo descobre assuntos e necessidades que não foram previstas no início do projeto. Lembre-se também de que o prédio é um envelope que conterá escritórios, espaços para trabalho, estruturas e várias formas de equipamentos de movimentação de materiais. Pequenas diferenças nas dimensões podem evitar o desperdício de espaço ou propiciar um corredor ou nível extra de prateleira.
Não se esqueça de que você está lidando com uma propriedade que precisará ser valorizada, possivelmente vendida e tratada como um ativo dentro ou fora do balanço. Algumas características altamente destacadas que são específicas do seu negócio podem tornar o prédio mais ou menos atrativo a longo prazo.
Sua equipe deverá ter a experiência capaz de balancear e avaliar opções opostas para que a administração possa tomar decisões informadas.
O próximo estágio é assegurar que você dedique um tempo adequado para o projeto, mas ao mesmo tempo planeje chegar à conclusão no menor prazo possível. Seu gerente e consultor de projeto interno pode exercer um papel vital envolvendo todas as partes interessadas para que todos estejam
comprometidos com o sucesso do projeto.
Muitos projetos fracassam aqui, na seleção e aquisição do local mais adequado. Negociar as melhores condições é difícil quando você já anunciou ao mundo que o local que você escolheu é aquele que você deseja.
Trabalhe sempre com pelo menos dois locais para garantir que você esteja competitivamente localizado. A configuração do prédio e o local - seu tamanho, dimensões e posição - estão interligados e a finalização do plano de construção antes de achar o local pode resultar em custos extras bem como a não exploração do potencial do local. Estudos também mostram penalidades
de custo e prazo que os clientes freqüentemente aplicam quando se comprometem com um local antes de terem avaliado. O tipo de solo, estrutura, fluxo de tráfego e acesso, bem como potencial ambiental ou questões de planejamento apenas poder ser revelados e entendidos por uma avaliação
completa.
É melhor investir algum dinheiro para identificar problemas de antemão do que gastar muito mais depois para superar esses mesmos problemas.

Gerenciando o projeto
Esse estágio requer alguma compreensão da forma como o setor de construção evoluiu nos últimos anos e os vários caminhos que você, o cliente, pode trabalhar com o fornecedor escolhido.
As várias partes do setor de construção podem ser reunidas de diferentes formas, conhecidas como rotas de aquisição para adequar suas prioridades.
Nenhuma solução é correta para todas as circunstâncias, mas algumas rotas oferecerão menos risco que outras. A decisão final dependerá do custo, prazo e questões de qualidade e se seu projeto é relativamente direto ou requer habilidade de especialistas.
As três rotas de aquisição comumente aceitas são a tradicional, projeto e construção, e gerenciamento profissional da construção.

Tradicional
Nessa rota, a equipe de projeto (arquitetos,engenheiros e avaliadores de qualidade) são indicados para controle de custo de projeto pelo investidor.
Uma vez concluído o projeto, é selecionada uma contratada principal para executar o trabalho após proposta.
Cada contratada principal que ofertou uma proposta enviará o trabalho para subcontratadas que executarão o trabalho. Ela recebe as cotações, acrescenta uma margem e estabelece o preço total para o projeto.
Isso significa que o projeto de construção deve estar concluído antes de se sair atrás de cotações, o que aumenta o tempo antes que o trabalho no local possa começar.
A contratada tentará obter o máximo lucro apesar de estar num mercado competitivo. Atualmente, poucas contratadas principais empregam muitas pessoas diretamente, preferindo ter o lucro com a margem sobre o preço das subcontratadas.

Projeto e construção
Um caminho que se tornou muito popular nos anos 1980, projeto e construção significa comprar o prédio de uma única contratada que realiza tanto o projeto quanto a construção. Os projetistas trabalham como subcontratados da contratada principal, não do cliente. Portanto, é provável que a contratada principal tenha visão e prioridades diferentes daquelas do cliente. Nesse método de aquisição você precisará da proteção de uma figura adicional, um representante do empregador, um profissional de construção indicado para acompanhar seus interesses.
Antes da cotação do projeto de construção, você precisará preparar uma síntese das necessidades de empregador.
Embora você esteja dispendendo das habilidades de administração da construção de uma única contratada, tão logo ela assuma o projeto você estará comprometendo 100% das verbas do projeto, mesmo que aspectos fundamentais do projeto ainda não tenham sido decididos.
Em vez de produzir um projeto completo nesse estágio, será elaborada uma especificação de desempenho das necessidades do empregador. Subcontratadas podem oferecer diferentes soluções de projeto com materiais e serviços, tal que a contratada possa obter os preços mais competitivos embora ainda dentro da síntese.
O processo de projetos e construção é regularmente revisado com praticidade e facilidade de construção em mente. Todos os aspectos de construção são considerados, o que significa que o melhor custo efetivo e eficientes soluções de projeto evoluem durante o processo. Como a equipe lida com cada especialista diretamente em vez de uma cadeia de subcontratada, seu conhecimento e experiência está disponível para ajudar a fluir o programa.

Economias de custo direto
Como as economias que resultam de um processo mais rápido e mais eficiente, o cliente efetivamente recolhe um desconto de 2,5% da contratada principal.
A experiência mostra que uma avaliação antecipada da construção e do projeto pode reduzir os custos do projeto em até 5% e os antigos fantasmas de controle e custos adicionais são eliminados.
O cliente pode ter de conviver com o projeto, qualidade e decisões tomadas hoje sobre a nova construção durante 25 anos ou mais, portanto é crucial entender o que está envolvido e assegurar que o prédio que você adquirir seja aquele que você deseja.

novembro/2003

Reinaldo A. Moura,
diretor e instrutor da IMAM Consultoria Ltda, empresa especializada na solução de problemas relacionados à logística e engenharia industrial, movimentação e armazenagem de materiais, técnicas
modernas de administração da manufatura e estratégias de produtividade.
Tel. (0--11) 5575 1400       imam@imam.com.br  
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