Esta avaliação foi desenvolvida pelo INSTITUTO MVC .
O equacionamento do problema Gestão do trabalho e do Tempo implica a observação de
três etapas: A ) Diagnose da forma de planejar o trabalho e utilizar o tempo (quanto
tempo é dispendido em cada atividade e quais são as principais fontes de desperdício) B ) Soluções dos problemas diagnosticados como fontes de desperdício
do tempo e planejamento do trabalho. C ) Aplicação do tempo ganho em atividades produtivas do ponto de
vista individual, gerencial e organizacional.
Objetivando ajudar o executivo/gerente/profissional a resolver seu problema Planejamento
do Trabalho e Administração do Tempo, apresentamos a seguir uma série de questões
relacionadas com as etapas A, B e C anteriores.
Se você tem qualquer dúvida sobre a resposta adequada a um item, consulte um
subordinado/chefe/companheiro.
Procure responder às questões dentro do que realmente acontece; o importante é
"acertar" a resposta, mas aprender algo com o preenchimento do questionário.
Não considere aquilo que "deveria" acontecer.
Não deixe questões sem resposta.
Responda as perguntas abaixo,
marcando um "x" para cada resposta.
Não leia os resultados no final, antes de responder a todas as perguntas, pois senão o
teste perderá a veracidade.
Perguntas
Raramente
(a)
Às
vezes
(b)
Frequentemente
(c)
1. Você sabe, de forma quantificada e
precisa, quantas interrupções sofre ao longo de um dia da trabalho?
2. No finaI do dia você analisa seu
tempo comparando o que foi previsto e o que foi realmente realizado?
3. Ao programar seu dia de trabalho
você primeiro pensa nos objetivos e respectivas prioridades e somente após
prioritarizados os objetivos, pensa em quais atividades deve desenvolver para atingir cada
um deles?
4. Você procure dedicar a cada
objetivo/atividade períodos de tempo diretamente proporcionais à importância (do ponto
de vista de resultados) de cada objetivo/atividade?
5. Você registra e/ou sabe quanto
tempo gasta diariamente com entrevistas, reuniões, documentação, telefonemas. internet
etc.?
6. Você consegue ocupar a maior parte
do tempo de seu dia de trabalho com as tarefas importantes, que trazem mais resultados e
são programadas por você mesmo, deixando em segundo plano as tarefas que, embora
urgentes, sofrem pressão imediata para sua execução, porém por parte de terceiros?
7. Sempre que necessário você sabe
dizer "não" sem causar maiores conflitos e problemas em suas relações com as
outras pessoas?
8. Ao analisar suas fontes de
felicidade, em todos os aspectos de sua vida (esposa, filhos, trabalho, lazer etc.), você
descobre que o trabalho não é sua principal razão de viver?
9. Você acredita que as principais
soluções dos seus problemas de planejamento de trabalho e gestão do tempo dependem
basicamente de você e não de ações externas (seu chefe, subordinados etc.)?
10. Você está consciente de que para
implantar quaisquer soluções em Administração do Tempo o ideal é fazê-lo solução
por solução, da mais importante para a menos importante, evitando a implantação de 3
ou 4 soluções simultâneas?
11. Seus subordinados trazem a você
problemas acompanhados das respectivas soluções?
12. Ao tratar de 3 ou 4 problemas com
uma mesma pessoa, você inicia a entrevista pela discussão do problema mais importante?
13. Ao marcar uma entrevista/reunião
você define para a outra parte o momento do "início" e o momento do
"término" da respectiva atividade?
14. Você utiliza a agenda semanal (5/6
dias na mesma página) e não a agenda diária (1 dia na mesma página) para programação
do seu tempo?
15. Você programa atividades
rotineiras para o período do dia em que está mais cansado, reservando para os períodos
de descanso/tranqüilidade as atividades não rotineiras?
16. Ao longo do seu dia da trabalho
você se preocupa em identificar e executar os 20% de ações responsáveis por 80% dos
resultados obtidos (Princípio de Pareto), pois está provado que muitas vezes tarefas com
igual duração trazem resultados completamente diferentes?
17. O critério que você usa ao
distribuir seu tempo entre seus subordinados, é o de atribuir mais tempo ao subordinado
que executa a atividade mais importante e/ou precisa de mais treinamento, evitando
critérios tais como amizade, gosto pelo tipo de atividade etc.?
18. Durante sua ausência, sua
secretaria (ou pessoa com função similar) é capaz de resolver/encaminhar pelo menos 30%
dos assuntos/problemas propostos?
19. Você costuma definir previamente
com sua secretária (ou similar) ações preventivas em relação a determinados
problemas? Ex.: "Se tal problema acontecer e eu não estiver aqui você
faça..."
20. Ao solicitar ligações
telefônicas você determina uma ordem da prioridade e fornece opções, caso a pessoa
chamada não esteja ou não possa atender?
21. Ao convocar uma reunião, você
procura definir previamente os objetivos, temário, duração, pessoas participantes,
documentos necessários, local etc.?
22. Quando você entra de férias, o
seu trabalho não sofre solução de continuidade em 90% dos casos?
23. Ao delegar qualquer atividade você
procura definir como pretende controlar o desenvolvimento do trabalho do seu subordinado?
24. Você normalmente procura manusear
cada documento uma única vez, buscando imediatamente dar-lhe uma solução/seguimento?
25. Ao receber qualquer documento que
não lhe interessa você o devolve ao interessado sugerindo outra destinação, em vez de
rasgá?lo ou de você mesmo encaminhá-lo a outra pessoa?
26. Você costuma executar tarefas
importantes independentemente de serem ou não do seu agrado?
27. Você procura elaborar uma lista de
tarefas inovadoras, não rotineiras, para executar dentro de uma prioridade, ao longo de
seu dia de trabalho?
28. Você procura reservar pelo menos
15% do seu dia de trabalho para atividades não rotineiras, inovadoras, que exijam maior
concentração?
29. Você procura concentrar ligações
telefônicas transmitidas ou recebidas em dois ou três períodos ao longo do dia?
30. Você procura concentrar o trato de
documentos em um ou dois períodos diários?
SOME O TOTAL DE CADA
RESPOSTA (COLUNA)
VOCÊ ADMINISTRA BEM SEU TRABALHO E
SEU TEMPO?
INTERPRETAÇÃO DOS RESULTADOS:
L.A COSTACURTA JUNQUEIRA
VICE-PRESIDENTE DO INSTITUTO MVC
Confira a
pontuação e verifique se você administra bem seu trabalho e seu tempo.
Avaliação
Número
de respostas
Pontos
Multiplique
Frequentemente
3
Às vezes
2
Raramente
1
Somar o
total de
graus obtidos
Interpretação dos resultados
Entre 90 e 71 - Você realmente administra
bem o seu tempo e o seu trabalho; lembre-se no entanto que sempre é possível melhorar,
especialmente naquelas questões cujas respostas foram "às vezes,
raramente/nunca".
Procure cada vez mais aumentar sua parcela de tempo/trabalho dedicada a atividades
inovadoras, não rotineiras.
Entre 70 e 50
- Você administra seu tempo razoavelmente. Cuidado com o excesso de urgências, sua
incapacidade de dizer "não" e especialmente com aquelas questões em que você
respondeu "às vezes, raramente/nunca"; há ainda muita coisa a fazer para
melhorar.
Procure livrar?se da rotina e dedicar seu tempo a atividades não rotineiras, inovadoras,
cuja execução traga realmente resultados para a organização e para você como
profissional ou gerente.
Entre 49 e 30 - Você tem realmente um
problema sério de Planejamento do Trabalho e de Administração do Tempo; este problema
certamente deve estar se refletindo na avaliação do seu desempenho como gerente ou
profissional.
Comece pelos itens em que obteve respostas "raramente/nunca", que são realmente
seus pontos fracos; passe depois para as questões em que você respondeu "às
vezes". Ai estão as oportunidades para melhoria no uso do seu tempo.
É fundamental que você passe a dedicar, pelo menos, uma parcela do seu tempo a
atividades não rotineiras, inovadoras e realmente importantes, do ponto de vista de
resultados.
Comece seu esforço hoje, não deixe para amanhã.
Agora você tem um quadro bastante claro sobre a forma pela qual administra seu tempo e
organiza seu trabalho.
Lembre-se de que quaisquer tentativas de equacionamento do problema sempre passarão pelas
etapas mencionadas no início do capítulo.
O que conta não é a intenção de resolver os problemas, mas o efetivo desenvolvimento
das ações identificadas no questionário.
